Phần mềm loại nào, cho ai?

Nói chuyện về phần mềm thì dễ, chứ khi phải chọn mua phần mềm thì khó. Khó ngay từ khi xác định mình cần loại phần mềm nào, chứ chưa nói đến chọn phần mềm nào trong loại đó. Để các tổ chức - doanh nghiệp (DN) có thêm thông tin khi lựa chọn, chúng tôi nêu một cách tiếp cận trong bài viết dưới đây.

Công cụ quản lý và công cụ sản xuất

Sự lẫn lộn bắt đầu ngay từ khái niệm đầu tiên này.

Đối với các đơn vị không trực tiếp sản xuất, kinh doanh phần mềm (PM), thì PM nên được hiểu là công cụ - công cụ để hỗ trợ chúng ta làm những việc thường làm, việc phải làm.

Phải làm thì nhiều, nhưng có thể chia ra hai loại việc: Nghiệp vụ chính và công việc quản lý. Chẳng hạn, với DN thương mại thì mua hàng, bán hàng là một trong những nghiệp vụ chính (hiểu là quá trình chuyển từ tiền sang hàng, từ hàng sang tiền); còn lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra, phân tích, đánh giá và hỗ trợ ra quyết định điều chỉnh làm sao để việc mua, bán hàng đạt hiệu quả là công việc quản lý.

Với đơn vị thiết kế xây dựng, việc chuyển từ ý tưởng sang bản vẽ là nghiệp vụ chính. Việc theo dõi quá trình thiết kế, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn lực và điều chỉnh là công việc quản lý.

Bao giờ cũng có thể tìm được PM hỗ trợ quản lý, vì thông tin đầu ra, đầu vào của công việc quản lý đa phần là thông tin. Những PM dùng để lên kế hoạch, theo dõi, phân tích, đánh giá và hỗ trợ quyết định đối với các nghiệp vụ chính chúng ta có thể gọi là PM quản lý và đại đa số các PM hiện có cho DN đều thuộc loại này.

Các PM hỗ trợ nghiệp vụ ít hơn vì không phải nghiệp vụ nào cũng có đầu ra, hoặc đầu vào, hoặc cả hai là thông tin. Nhưng nếu có nghiệp vụ như vậy, thì PM là công cụ cực kỳ hiệu quả. Điển hình như hệ thống thiết kế tự động kiểu như AutoCAD. Hoặc các PM của hãng Adobe, Corel cho các nghiệp vụ in ấn, thiết kế.

Phần mềm dùng cho quản lý

Chúng ta thường không để ý tìm hiểu xem làm quản lý là làm gì.

DN như một con thuyền đang di chuyển. Việc theo dõi chuyển động của con thuyền, hướng đi của nó, theo dõi các điều kiện bên ngoài đang tác động vào nó, như sóng, gió. Lường trước những nguy hiểm trước mặt và tùy theo đó mà lái con tàu, điều động thủy thủ, đó là hình ảnh về quản lý. DN cũng vậy, để việc sản xuất và kinh doanh có hiệu quả, lãnh đạo từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất đều phải làm những việc quản lý, đó là lên kế hoạch, xem công việc mình đang làm đang ở đâu, trạng thái thế nào, phân tích những tác động bên ngoài và các yếu tố bên trong, nếu lệch thì tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp điều chỉnh...

DN luôn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài: Chính sách nhà nước, thị trường (cung, cầu, khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh)... Công cụ PM theo quản lý những yếu tố bên ngoài này (lập kế hoạch, theo dõi, đánh giá, và đề xuất biện pháp) có thể là CRM - hệ thống quản lý quan hệ khách hàng; SCM - hệ thống quản lý chuỗi cung ứng...

Hệ thống ERP - hoạch định các nguồn lực DN, có thể coi là hệ thống hướng vào bên trong. Người quản lý dùng nó để biết tình trạng chung của DN và của các nguồn lực bên trong như tiền, hàng, nhân lực, máy móc thiết bị... Và sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu hoạt động của DN.
DN có những nguồn lực nào, quy trình sản xuất, kinh doanh nào thì ERP sẽ có phân hệ tương ứng để hỗ trợ quản lý nguồn lực đó, quy trình đó. Và chúng ta có thể dễ dàng kể tên các phân hệ kiểu này: tài chính, nhân sự, thiết bị vật tư, mua bán hàng, kho, sản xuất...

Do là công cụ quản lý nên từng phân hệ đều phải đảm bảo có những chức năng cơ bản, hỗ trợ các công việc: lên kế hoạch, theo dõi việc thực hiện, thống kê, phân tích và hỗ trợ ra quyết định.

Trong hệ thống ERP, ngoài một số phân hệ đã nêu hướng vào việc hỗ trợ quản lý các nguồn lực và quy trình, về nguyên tắc, còn có thể có một hệ thống đặc biệt, chỉ chuyên dùng cho việc quản lý toàn diện. Đó là hệ thống thông tin quản lý - MIS (Management Information System). Chức năng của hệ thống này là hỗ trợ việc đánh giá hoạt động, khả năng của DN qua các chỉ tiêu (KPI - Key Performance Indicators), hỗ trợ việc phân tích các thông tin quản lý (BI - Business Intelligence) và hỗ trợ việc ra quyết định (DSS - Decision Support Systems). Ba loại hệ thống này ngoài những khác biệt đã rõ theo tên gọi, còn lại thì chức năng cơ bản đều như nhau, đều hướng đến hỗ trợ người quản lý.

“Nếu đầu ra, đầu vào của một nghiệp vụ nào đó đều là thông tin thì việc ứng dụng phần mềm cho nghiệp vụ đó sẽ rất hiệu quả”

Chỉ người quản lý mới biết mình cần gì, hy vọng những thông tin trên đây giúp chúng ta hình dung rõ hơn những gì mà hệ thống thông tin (phần mềm), có thể làm được. Còn tôi, giả sử tôi phải chọn phần mềm thì:

• Xem trong DN mình trong các công đoạn sản xuất, nghiệp vụ kinh doanh có nghiệp vụ nào mà đầu ra, đầu vào, hoặc cả hai đều là thông tin không. Nếu có tôi sẽ ưu tiên đầu tư trước (ví dụ hệ thống thiết kễ mẫu thêu, mẫu cắt, thiết kế chế tạo máy...).
• Tiếp theo tôi sẽ đầu tư cho hệ thống kế toán.
• Sau đó tùy theo cách quản lý của mình mà tôi sẽ lựa chọn. Nếu là người lãnh đạo hướng ngoại, tôi sẽ ưu tiên lựa chọn các hệ thống như CRM, SCM. Nếu tôi thuộc trường phái bảo thủ, tôi sẽ chọn hệ thống ERP hoặc một vài phân hệ của nó. Nếu trình độ của nhân viên các cấp chưa được tốt lắm thì tôi sẽ tự hạn chế nhu cầu của mình ở hệ thống thông tin quản lý MIS. Nói chung tôi sẽ cố gắng tìm một thanh kiếm vừa sức của mình và theo "môn phái" của tôi. Còn nếu tôi quản lý chưa bài bản, có lẽ tôi sẽ chọn một hệ thống nổi tiếng nào đó, tiện thể vừa dùng vừa học luôn cũng tốt.