Hệ thống thông tin hay là cỗ máy quản lý

Cách đây vài năm, khi tác giả bài báo này trao đổi cùng một đồng nghiệp, và đưa ra một ý là “ TTSOFT của mình là công ty bé, như quả trứng ấy”, đồng nghiệp liền nhắc “trứng cũng có nhiều loại, từ trứng chim cút cho tới trứng khủng long”.

Rất có thể vấn đề to hay bé, hay doanh nghiệp vừa hay nhỏ, không chỉ đơn thuần nằm ở số lượng lao động hay doanh thu của nó, nó còn nằm ngay trong tư tưởng của những người chủ doanh nghiệp, nó nằm ở cái gen doanh nghiệp, mà người chủ đã quyết định. Nó có thể bé, nhưng nó sẽ lớn rất nhanh, nó cũng có thể bé, và chỉ lớn thêm chút nữa và ngừng lại…

Vậy điều gì làm nên sự lớn hay bé ở đây, điều gì khiến doanh nghiệp vượt qua sóng gió, phát triển và đạt tới sự ổn định vốn có của nó.

Chúng ta thấy gì qua hình tượng một người nài cưỡi trên lưng một con voi. Cái gì to, cái gì nhỏ?

Chúng ta thấy gì qua hình tượng một chiếc thuyền nan và một chiến hạm với đầy đủ hệ thống quan sát, điều khiển, với vô số đồng hồ đo, hệ thống thông tin, liên lạc…?

Lớn hay bé, còn ở cái đầu, ở hệ thống thần kinh. Thân có to, mà hệ thống thần kinh kém phát triển, thì cũng sẽ bị ai đó ngồi lên đầu .

Và đâu là hệ thống thần kinh trong một doanh nghiệp? Chính là hệ thống thông tin!

Từ đây, chúng ta sẽ rất dễ hình dung chức năng và nhiệm vụ của hệ thống thông tin, và sự khác biệt của nó với một phần mềm nhỏ lẻ.

Hệ thống thông tin, khi được coi như hệ thần kinh của doanh nghiệp, có chức năng cung cấp chính xác và nhanh nhất những gì được ghi nhận ở các bộ phận bên dưới. Sau đó phải phân tích được nhanh và chính xác nhất những thông tin ghi nhận được , và cuối cùng phải quyết định và chuyển lệnh đi chính xác và kịp thời nhất.

Bạn tưởng tượng một hệ thần kinh mà chỉ đi tới dạ dày, mà không tới được tay. Hay là một doanh nghiệp, mà hệ thống thông tin của nó chỉ tới được kế toán, mà không tới được bán hàng.

Vậy vấn đề căn bản nhất của hệ thống thông tin, chính là tính toàn diện của nó. Nó phải tới được hết các bộ phận.

Nó khác với hệ thần kinh thực vật, chỉ điều khiển chuyên biệt một cơ quan nào đó. Không có gì xấu, nếu cái dạ dày luôn làm việc tốt, nhưng sẽ rất xấu, nếu dạ dày luôn bị nhồi nhét do miệng và tay không biết là dạ dày đã quá tải.

Và sẽ xấu hơn nữa, khi dạ dày cứ cố gắng tiêu hóa hết những thứ mà tay và miệng tống vào nó. Hay nói cách khác, khi mà bộ phận kế toán cứ ôm hết công việc của một đơn vị, từ sản xuất, kinh doanh, cho tới bán hàng…      

Sẽ vẫn có người không hiểu sự cần thiết của một hệ thống, và cho rằng nó chỉ đáng giá vài triệu đồng, giỏi lắm vài chục triệu. Cứ cho là ông chủ doanh nghiệp với quan điểm như thế là người rất giỏi, và có thể tự mình điều khiển cả một con tàu lớn chỉ bằng điện thoại di động và email. Với những ông chủ này, tôi chỉ xin chia sẻ một số vấn đề đã gặp phải trong quá trình làm việc của mình.

Ông có biết là doanh nghiệp của mình đang lãng phí như thế nào không? Còn tôi đã gặp những doanh nghiệp, công nhân của họ làm việc ngày đêm, mà sản phẩm làm ra chỉ tương đương 65% năng lực. Nghĩa là ông có 1000 công nhân, thì đang lãng phí 350. 1000 công nhân vẫn làm việc ngày đêm, vẫn tăng ca, thế nhưng sản phẩm làm ra chỉ tương đương tổng định mức cho 650 người. Tôi đã gặp những trường hợp nguyên phụ liệu trong kho còn tồn hàng trăm nghìn đô la, mà bộ phận cung ứng vẫn mua thêm về cho kịp tiến độ sản xuất.

Có thể thấy gì qua việc chúng ta làm việc ngày đêm, thậm chí đã khoán cho công nhân, mà hiệu quả vẫn không cao, năng suất vẫn thấp, lãng phí vẫn nhiều.

Đó là sự kém hiệu quả của hệ thống quản lý. Do điều phối chưa tốt, nên dù mỗi người có cố gắng hết mức, mà năng suất chung vẫn không cao. Và do điều phối chưa tốt, mà càng nhiều đơn hàng, càng nhiều chủng loại sản phẩm, năng suất lại càng thấp. Quản lý kém!

Chính là câu chuyện của cái băng chuyền hay cỗ máy quản lý.

Cũng như ở thời kỳ cách mạng công nghiệp, mỗi công nhân chỉ làm một công việc của mình, chuyên môn hóa cao, nên năng suất tăng cao, mỗi người làm được nhiều hơn. Nhưng chuyên môn hóa chỉ hiệu quả khi người ta sáng chế ra cái băng chuyền, để chuyển bán thành phẩm từ công đoạn này qua công đoạn khác.

Mỗi người cứ làm đúng, làm tốt việc của mình, còn cái băng chuyền nó cứ chạy . Cái sự tăng đột biến về năng suất chính là nhờ cái băng chuyền này, cái tính hệ thống này.

Cũng như vậy, mỗi công đoạn của quá trình quản lý cứ làm tốt nhất công việc của mình, còn hệ thống thông tin, sẽ tự chuyển thông tin từ công đoạn này qua công đoạn khác.

Hệ thống thông tin- chính là cỗ máy quản lý.

Nhờ nó mà năng suất và chất lượng quản lý được tăng lên, khi năng suất và chất lượng quản lý được tăng lên, thì năng suất và hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ được nâng lên một cấp.

Khi đó, năng lực được khai thác sẽ không chỉ là 70%, mà sẽ lên tới 90% hoặc hơn nữa. Khi đó hàng tồn kho sẽ giảm, lãng phí sẽ giảm, cả về thời gian, về nhân lực, về tài chính.

Bạn có thể đầu tư cho hệ thống thông tin như vậy bao nhiêu, khi nó giúp bạn sử dụng thêm vài chục phần trăm năng lực sản xuất vốn đang bị lãng phí.

Bạn có thể đầu tư cho hệ thống thông tin như vậy bao nhiêu, khi nó giúp bạn nhìn thấy hàng tỷ đồng tồn kho.

Bạn có thể đầu tư cho một phần mềm nhỏ lẻ bao nhiêu, khi nó không có tính liên kết.

Bao giờ thì quyết định cũng nằm ở chính người chủ doanh nghiệp. Nhưng tôi tin chắc một điều, ai cũng mong muốn có một hệ thần kinh vững chắc, có một hệ thống quản lý chứ không chỉ là các công đoạn quản lý rời rạc.

Trương Hồng Hạnh