Trang chủ  |  RSS  |  Đăng nhập  | 
"Thiết thực - Tinh gọn - Hiệu quả" Call: (+84.28) 3848-99-75
Làm sao để có ngay tài liệu kỹ thuật 02/11/2010

Trong quá trình theo dõi, thực hiện một đơn hàng, chúng ta thường xuyên phải làm việc với các tài liệu kỹ thuật, cả nguyên bản của khách hàng gửi, cả các bản dịch của bộ phận khác chuyển cho chúng ta. Vấn đề là tài liệu này có hay không, chúng nằm ở đâu nếu có, tại sao có chúng ta không thấy.

Sewman cho chúng ta biết ngay. PO DR 13-065947/065948 hiện đang có những tài liệu nào, và chỉ cần click chuột là chúng ta có thể xem ngay tài liệu đó.

Hình 1: PO này đã có nhiều file đính kèm

Trước đó, để chia sẻ tài liệu không dễ chút nào, chúng ta có thể gửi chúng qua e-mail, và tài liệu đó sẽ lẫn trong hàng nghìn email khác, làm sao tìm ra, làm sao để biết tài liệu nào đi với PO nào Style nào.
Giờ đây thì tài liệu được gắn theo từng PO, và hàng ngày làm việc với PO , chúng ta luôn có tài liệu.
Vấn đề không chỉ rắc rối ở việc đưa tài liệu lên, chúng ta còn phải dịch tài liệu, và chờ khi dịch xong, thì nhiều thông tin đã lỗi thời, còn gửi e-mail hoặc share file và dịch thì lại có quá nhiều tên file, khó mà biết bản nào cũ, bản nào mới…



Hình 2: Tài liệu này đã có phiên bản mới.

Nguyên nhân

Nguyên nhân chính gây nên sự rắc rối trong quá trình trao đổi thông tin, là số lượng đơn hàng quá lớn, thông tin thì khi theo PO, khi theo Style. Mỗi Style có tới vài ba tài liệu cần chia sẻ, và cả hệ thống, lên tới hàng chục nghìn tài liệu, cần chia sẻ với hàng trăm người dùng. Chưa cần tới máy tính, chúng ta cũng hình dung ra sự phức tạp của hệ thống này như thế nào, với từng đó mối quan hệ… nếu không sử dụng một công cụ như chức năng chia sẻ tài liệu của Sewman.

Khai thác

Đầu tiên, chúng ta chọn 1 PO để xem, nếu chưa có ai đưa tài liệu lên, ở tab 3.Tài liệu – trao đổi, sẽ trống như thế này:



Hình 3: PO này chưa có tài liệu

Việc tiếp theo của chúng ta là đưa tài liệu có sẵn vào hệ thống, ví dụ tài liệu mà khách hàng gửi cho chúng ta qua email. Ở phần mềm quản lý email, chúng ta save as nó vào thư mục nào đó, ví dụ : C:\temp, rồi copy, để chuẩn bị paste nó vào thư mục hệ thống của Sewman. Thao thác như sau:

Hình 4: Mở thư mục riêng của PO để đưa file

Hình 5: Copy file từ thư mục trên máy và paste

Sau khi đã paste tài liệu vào thư mục , chúng ta quay lại phần mềm, nhấn F5 để phần mềm quét lại thư mục và tìm ra file mới được đưa vào. Sau đó, chúng ta sẽ chuyển file này lên máy chủ để mọi người cùng thấy, thao tác như sau:

Hình 6: Đưa file lên máy chủ để chia sẻ

Một người khác trong nhóm, khi xem tới PO này, sẽ thấy file mà chúng ta đã đưa lên, và họ có thể xem, chỉnh tùy theo được phân quyền.

Không chỉ chia sẻ file

Không chỉ có chia sẻ tài liệu, Sewman còn hỗ trợ việc chia sẻ thông tin theo dạng chat rất quen thuộc.

Hình 7: Trao đổi bằng cách truyền thống - chat

Ghi chú: Chức năng chia sẻ file của Sewman xuất hiện từ phiên bản tháng 6/2010. Được áp dụng lần đầu ở công ty TNHH Minh Trí. (www.minhtrigarment.com)

Bài viết liên quan

Minh Trí khai trương nhà máy may mới ở tp Vinh

Ngày 10/10/2013, tại thành phố Vinh, đối tác quan trọng và thân thiết của TTSOFT là công ty Minh Trí đã khai trương nhà máy thứ ba của mình.  Xin chúc mừng các bạn Minh Trí!

xem thêm

Một cách nhìn về quản lý

Ngành Dệt may có ba triệu công nhân. Đầu tư ban đầu cho mỗi công nhân khoảng 2000 USD. Tăng năng suất lao động lên chỉ cần 30% giúp toàn ngành tăng doanh số lên vài tỷ USD/năm trong khi không phải bỏ ra hai tỷ USD tiền đầu tư ban đầu. Đa số các doanh nghiệp đang sản xuất và kinh doanh hiệu quả vào một lúc nào đó ...

xem thêm

Hướng tới ông “Thượng Đế”

Hỏi để thấy bản chất Trong quản trị, trong công việc hàng ngày, ít khi chúng ta hỏi “làm cái này để làm gì”. Đa phần chúng ta làm theo thói quen. Ai đó đã làm như thế, nay chúng ta làm như thế. Trong quá khứ chúng ta đã làm như thế (và thành công), nay chúng ta vẫn làm như thế (chưa chắc là cần thiết). Một ví ...

xem thêm

Nguyên tắc ứng xử tại công ty Khang Vĩnh Phong Phú

“Mình thế nào thì người khác cũng vậy” .

xem thêm

Quản trị tinh gọn khi ứng dụng CNTT

Thường được biết tới với cái tên “Lean Manufacturing” hay “Toyota Production System”, chiến lược “Quản trị tinh gọn” là một mô hình, cách thức hoặc một phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả. 

xem thêm

Thấy rồi, có dám dọn không?

 “Nhờ ứng dụng hệ thống CNTT mà năng suất tăng lên 25% chỉ trong vòng ba ngày… “ -  thực tế triển khai LEAN tại nhà máy may Khang Vĩnh Phong Phú

xem thêm

Minh Trí khai trương nhà máy may mới ở tp Vinh
13/10/2013
SBM: Quản lý bán hàng và hàng tồn ở các đại lý
11/05/2013
SBM: Quản lý hàng hóa theo lô và hạn sử dụng
11/05/2013
SBM: Quản lý giao hàng linh hoạt
11/05/2013
Phần mềm loại nào, cho ai? 28/05/2010
Sewman – Nâng cấp tính năng nhập sản phẩm cho đơn hàng 21/10/2010
Sewman – Nâng cấp tính năng phát sinh NPL 23/10/2010
Một cách nhìn về quản lý 31/10/2011
Thấy rồi, có dám dọn không? 15/06/2011
Firebird 2.5 - nổi bật với khả năng kiểm soát giao dịch và hiệu năng cao. 04/10/2010
Hệ quản trị CSDL Firebird : Phiên bản mới 2.5 – 4/10/2010 01/10/2010
Support Wikipedia