Những lợi ích thiết thực của HEMAS

Khi triển khai Hemas, phòng khám sẽ có được nhiều lợi ích, ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ hoạt động của phòng khám, trong hiện tại cũng như về lâu dài. Bài viết này nhằm chỉ ra những lợi ích có được khi sử dụng Hemas, dưới nhiều góc độ khác nhau:

Cung cách phục vụ chuyên nghiệp hơn
Hỗ trợ các phòng ban làm việc tốt hơn
Sự phối hợp giữa các phòng ban được nhịp nhàng, thông suốt
Giảm thất thoát và lãng phí
Thông tin tập trung và tìm kiếm nhanh chóng
Quản lý tốt hơn
Nâng cao hiệu quả hoạt động
Bệnh nhân hài lòng hơn

Dưới góc độ cung cách phục vụ

Sử dụng phần mềm sẽ giúp cho cung cách phục vụ của phòng khám thêm chuyên nghiệp, hiện đại. Với việc sử dụng CNTT, hoạt động của phòng khám sẽ mang sắc thái mới: Thủ tục KCB được thực hiện trên hệ thống mạng; Toa thuốc, biểu mẫu, báo cáo được in rõ ràng, đẹp mắt; Công việc được thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn.

Dước góc độ cá nhân và các bộ phận chức năng

Khi đưa Hemas vào ứng dụng, mọi cá nhân, phòng ban có sử dụng phần mềm đều có những lợi ích rõ rệt. Dưới đây là một số lợi ích được liệt kê theo từng bộ phận.

Bộ phận Đăng ký và Quản lý Bệnh nhân

Tìm kiếm hồ sơ bệnh nhân nhanh chóng: thông tin bệnh nhân, lịch sử khám bệnh, bệnh án, kết quả CLS, toa thuốc...
Khi BN cũ đến tái khám, không phải nhập thông tin cá nhân lại từ đầu.
Theo dõi được tình trạng tất cả các ca khám (chờ khám, đã khám xong...) ngay trên màn hình.
In được các biểu mẫu và báo cáo (38BV, 25a, bệnh án,...) trực tiếp từ phần mềm, không phải nhập lại thông tin vào nơi khác để in.

Bộ phận Thu ngân

Các Phiếu thu tiền khám, phiếu thu CLS được phát sinh tự động khi đăng ký và khi bác sĩ chỉ định CLS, tiết kiệm nhiều thời gian lập phiếu thu mà lại chính xác.
Lọc tìm các phiếu nhanh chóng, thuận tiện theo loại phiếu, theo thời gian, theo bệnh nhân, theo tình trạng...
Khi đang xem một phiếu, có thể xem được các phiếu thu khác của cùng bệnh nhân, tránh thu sót.
Tự động tính và phát sinh Phiếu thu tiền đồng chi trả của BN BHYT. Việc kết toán số tiền này rất thuận tiện và chính xác.
Biết được những nội dung đã được hoàn tiền.
Cuối ngày có thể nhanh chóng xem báo cáo tổng kết tiền đã thu để kiểm và nộp cho thủ quỹ.

Khám bệnh

Thuận lợi để bác sĩ chẩn đoán lâm sàng nhờ chức năng cho xem lại bệnh án cũ, kết quả CLS, toa thuốc cũ...ngay trên màn hình.
Xem được toa thuốc của bác sĩ khác khi bệnh nhân khám cùng lúc nhiều chuyên khoa, tránh tình trạng cho trùng thuốc, thuốc kỵ phối hợp...
Bác sĩ ghi toa nhanh hơn, thuận tiện hơn.
Phân biệt thuốc và dịch vụ thuộc danh mục BHYT
Biết được số lượng thuốc còn tồn kho Dược khi cho toa.
Toa thuốc được in ấn rõ ràng, đẹp mắt.
Xem được chi phí KCB để báo cho bệnh nhân.

Bộ phận Cận lâm sàng

Lọc tìm nhanh bệnh nhân và CLS cần nhập hay tìm kết quả
Có thể xem lại lịch sử CLS, biểu đồ kết quả...
Có thể chụp hình trực tiếp từ máy chẩn đoán hình ảnh
Lấy kết quả trực tiếp từ máy xét nghiệm, giảm thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót.
Kết quả CLS được chuyển thẳng qua màn hình làm việc của bác sĩ chỉ định.
Mẫu in kết quả CLS được thiết kế đẹp mắt, đúng chuẩn của phòng khám.

Bộ phận Nhà thuốc

Phiếu bán thuốc được phát sinh tự động khi bác sĩ ghi toa, giảm thời gian lập phiếu và đảm bảo chính xác.
Khi xuất bán/phát thuốc, phần mềm tự động lập Phiếu xuất kho bán thuốc. Nếu không đủ lượng xuất, phần mềm sẽ cảnh báo.
Khi hoàn thuốc, phần mềm tự động lập Phiếu nhập kho thuốc, đảm bảo chính xác số liệu giữa Quầy thuốc và Kho Dược.
Xem được ước tính chi phí KCB để báo cho bệnh nhân trước khi xuất bán/phát thuốc .
Tự động tính và phát sinh Phiếu thu tiền đồng chi trả của BN BHYT.
Cuối ngày có thể nhanh chóng xem được báo cáo bán thuốc và số tiền đã thu để kiểm và nộp thủ quỹ.

Dưới góc độ toàn tổ chức

Thông tin dễ dàng chia sẻ và hạn chế nhập lại: thông tin dùng chung chỉ cần nhập một lần, và được các bộ phận khác sử dụng lại. Đây là một sự tiết kiệm rất lớn.

Thông tin lưu chuyển tự động: Công việc ở khâu trước làm xong tự động xuất hiện trên màn hình khâu kế tiếp.
Các chính sách và quy trình KCB được thiết lập trước theo quy định: tránh tình trạng tùy tiện và thiếu nhất quán của nhân viên.
Dễ dàng chia tải công việc của bác sĩ: Việc điều chuyển bệnh nhân khám ở phòng bác sĩ này qua phòng bác sĩ khác rất dễ dàng.
Dễ đối chiếu kiểm tra số liệu giữa các bộ phận

Kiểm soát thất thoát và lãng phí

Hạn chế làm sai: do vô tình hay cố ý nhờ chính sách được thiết lập sẵn và cơ chế kiểm tra chéo.
Tiết kiệm giấy mực, vật tư: mọi thông tin đều có thể xem ngay trên màn hình mà không cần in ra giấy hay phim.
Tránh lãng phí thời gian: Khi phòng khám sử dụng Hemas, thấy rõ nhất là giảm sự đợi chờ ở tất cả các khâu, cho cả bệnh nhân và nhân viên phòng khám. Hạn chế lãng phí thời gian do sữa chữa vì làm sai, do nhập đi nhập lại nhiều lần.

Dưới góc độ lưu trữ, tìm kiếm và tổng hợp thông tin

Thông tin liên quan đến công tác KCB đều được lưu trữ tập trung trong CSDL. Những mẫu tin có quan hệ nhau như hồ sơ của bệnh nhân, chứng từ thu, toa thuốc, kết quả CLS, phiếu bán thuốc...đều được liên kết nhau rất khoa học.
Các bộ phận khi cần thông tin có thể tìm rất nhanh ngay trên màn hình.
Khi cần thiết phòng khám có thể lập các báo cáo tổng hợp số liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhanh chóng, chính xác.
Đây là một trong những lợi ích nổi bật nhất của phần mềm Hemas so với cách làm thủ công.

Dưới góc độ quản lý

Nắm rõ mọi hoạt động của phòng khám: Nhờ có hệ thống phần mềm, lãnh đạo có thể nắm bắt bao quát và nhanh chóng mọi hoạt động của phòng khám với những thông tin, số liệu, chứng cứ rất chính xác, rõ ràng.
Thiết lập chính sách chung dễ dàng: những chính sách như giá dịch vụ, giá thuốc, quy định thu tiền bệnh nhân BHYT (phụ thu hay đồng chi trả), quy trình dịch vụ, danh mục thuốc ngưng bán v.v...đều được cấu hình và quản lý tập trung trên máy chủ, giúp cho phòng khám dễ dàng sửa đổi và áp dụng các quy định một cách tập trung, nhất quán.
Báo cáo quản trị
Giảm thời gian chờ báo cáo cấp dưới
Nhiều báo cáo được thiết kế sẵn trong hệ thống. Khi cần lãnh đạo có thể vào xem trực tiếp, với dữ liệu cập nhật mà không mất thời gian chờ đợi cấp dưới báo cáo.
Hỗ trợ phân tích dữ liệu và ra quyết định
Theo thời gian sử dụng phần mềm có rất nhiều thông tin được lưu trong CSDL. Các cấp quản lý có thể phân tích khối dữ liệu này để phát hiện ra nhiều xu hướng đặc biệt trong hoạt động của phòng khám. Từ đó có thể ra những quyết định quản trị quan trọng dựa trên dữ kiện để cải thiện hiệu quả hoạt động. Ví dụ: Qua phân tích dữ liệu, phòng khám phát hiện ra một số loại CLS được thực hiện nhiều, trong khi một số khác thì lại rất ít. Từ đó lãnh đạo có thể quyết định chính xác hơn khi đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị.
Hoặc là sau khi phân tích thông tin cá nhân của bệnh nhân, phòng khám biết được những đối tượng bệnh nhân nào, ở khu vực nào, ở độ tuổi nào...đến khám ở phòng khám, với tỷ lệ bao nhiêu trên tổng số bệnh nhân. Từ đó có thể lên kế hoạch marketing phù hợp để phát triển kinh doanh...
Việc phân tích dữ liệu nhiều khi sẽ làm lộ ra nhiều sự việc rất ấn tượng mà bình thường thì khó phát hiện. Nếu phòng khám khai thác được thế mạnh này sẽ có nhiều lợi ích.

Về hiệu quả hoạt động

Phục vụ được nhiều bệnh nhân hơn: Nhờ năng suất lao động của toàn phòng khám và từng cá nhân ở các bộ phận được nâng cao, thời gian chờ đợi giảm xuống. Từ đó phòng khám có thể phục vụ nhiều bệnh nhân hơn với cùng điều kiện nhân sự và cơ sở vật chất có sẵn.

Phòng khám là khách hàng của Hemas, mỗi ngày trung bình phục vụ từ 500-600 bệnh nhân, nhưng chỉ có 7 nhân viên hành chánh làm nhiệm vụ tiếp tân, đăng ký, thu ngân và lập phiếu bán thuốc.
Tăng doanh thu: Nhờ tận dụng dữ liệu có sẵn phòng khám có thể đưa ra các chương trình marketing định hướng để tăng doanh thu. Ngoài ra, nhờ sự phục vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiện đại mà bệnh nhân hài lòng hơn. Từ đó doanh thu được ổn định và tăng trưởng nhờ sự gắn bó của khách hàng cũ và sự truyền miệng đến các khách hàng mới.
Giảm chi phí: Năng suất làm việc cao hơn, hạn chế thất thoát, lãng phí là những nhân tố trực tiếp làm giảm chi phí cho phòng khám.

Sự hài lòng của bệnh nhân

Vì giảm thời gian chờ đợi: khi thời gian KCB được rút ngắn, bệnh nhân sẽ hài lòng hơn vì giảm thời gian chờ đợi.
Vì cung cách phục vụ: hiện đại, chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác.

Nhờ các chương trình chăm sóc khách hàng: Với dữ liệu có sẵn, phòng khám có thể đưa ra các chương trình săn sóc khách hàng như gửi thư thăm hỏi, nhắc tái khám định kỳ, cung cấp thông tin y học mới liên quan đến bệnh của họ v.v...

Và nhiều lợi ích khác.

TTSOFT