Các nhóm tính năng chính của phần mềm gồm có:
Quản lý thi xếp lớp.
Gồm các chức năng hỗ trợ nhân viên ghi danh:
• Tạo đợt thi xếp lớp theo tháng
• Nhập thông tin về học viên đăng ký thi xếp lớp theo từng đợt thi.
• In danh sách thi
• Cập nhật kết quả thi xếp lớp
• In thông báo kết quả thi xếp lớp
Đặc điểm:
• Mã học viên phát sinh tự động và hệ thống phím tắt giúp thao tác nhập liệu đơn giản và nhanh chóng.
• Tự động Lock kết quả xếp lớp sau khi học viên đã đăng ký học.
• Thông tin cá nhân của học viên sẽ được sử dụng xuyên suốt
Quản lý học viên tiềm năng
Đây là nhóm chức năng hỗ trợ nhân viên tư vấn:
• Tiếp nhận ngay danh sách các đối tượng tiềm năng
• Gọi điện chăm sóc học viên và nhập ngay thông tin kết quả vào phần mềm
• Phân biệt hai dạng học viên tiềm năng:
a. Các đối tượng sau khi có kết quả thi xếp lớp
b. Các đối tượng sau khi có kết quả thi thi cuối khóa
Đặc điểm
• Tự động cập nhật danh sách tiềm năng khi học viên đã đến đăng ký học (thông tin học viên tự động không còn thuộc danh sách tiềm năng nữa)
• Nhận diện để chăm sóc các học viên chưa đạt kết quả cuối khóa.
• Người quản lý biết ngay các đối tượng cần chăm sóc và công việc các nhân viên tư vấn đang thực hiện.
Quản lý đào tạo
Cung cấp cho nhân viên tổ chức đào tạo các tính năng sau:
• Thiết lập các chương trình đào tạo theo cấp độ, nhóm lớp, số tiết dạy v.v…; các tham số về học phí, phí giáo trình, phí CD, đơn giá tiết v.v… và thời gian áp dụng.
• Lập kế hoạch giảng dạy cho các khóa khai giảng (theo các tuần trong tháng)
• Bố trí giảng viên và phòng học cho kế hoạch khai giảng.
• Cập nhật thay đổi về giảng viên phụ trách lớp.
• Xem/In Lịch Giảng dạy cho từng giảng viên
• Xem/In Bảng chấm công hàng ngày hoặc theo từng giảng viên
Đặc điểm:
• Thao tác nhanh chóng và tiện lợi: gắp, thả hoặc lựa chọn thông tin sẵn có (không phải nhập liệu)
• Tự động kiểm soát nguồn lực giảng viên và phòng học và đưa ra các lựa chọn có sẵn để đảm bảo không bố trí giảng viên và phòng học trùng lắp.
• Lưới dữ liệu dạng lịch và cảnh báo bằng màu sắc dễ nhận diện tình trạng của kế hoạch giảng dạy.
• Theo dõi kế hoạch chi tiết các buổi dạy của từng lớp học theo hệ thống phòng học và ca học
Tính lương
Phần hành này dành cho kế toán viên, cho phép:
• Kết xuất bảng tính lương giảng viên theo kết quả chấm công và lịch giảng dạy.
• Tính lương GV nước ngoài theo USD có quy đổi theo tỷ giá
• Quy định hình thức lương cho nhân viên theo các hình thức trả lương: theo buổi, khoán, theo tháng, mức lương và thời gian áp dụng
• Kết xuất bảng tính lương nhân viên
• Ngoài ra, còn có các bảng nhập liệu thông tin liên quan đến tiền Thưởng và các khoản thu nhập khác dành cho Nhân viên và Giảng viên.
Đặc điểm
• Cung cấp bảng tính lương trích BHXH và hỗ trợ 3 phương thức lương cho nhân viên
• Biết ngay lương giảng viên theo kết quả chấm công.
Quản lý thu học phí
Là chức năng dành riêng cho thu ngân:
• Tìm kiếm thông tin học viên đăng ký học (từ thông tin tiềm năng sẵn có)
• Lập và in phiếu thu tiền học phí cho học viên.
• Xem danh sách tổng hợp phiếu thu đã lập
Đặc điểm
• Thuận tiện và nhanh chóng với các tính năng hỗ trợ tự động lấy thông tin học viên có sẵn, hình thức lớp có sẵn theo kết quả thi, mức học phí và các loại phí theo quy định…
• Sau khi lưu phiếu sẽ được khóa lại, thu ngân ko được phép chỉnh sửa nữa.
• Thu ngân chỉ có thể in phiếu thu 1 lần.
• Người quản lý có thể theo dõi tổng hợp và chi tiết tình hình thu học phí.
Quản lý Thu Chi
Đây là nhóm chức năng khác hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc theo dõi chung các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động hàng ngày của trung tâm:
• Tổ chức thu chi theo khoản mục, các khoản mục do kế toán linh hoạt cập nhật theo tình hình thực tế của trung tâm
• Hỗ trợ nhập liệu thông tin thu chi phát sinh hàng ngày và theo dõi cân đối thu chi.
• Cho phép kết xuất tự động các khoản thu học phí, chi lương… đã tính toán ở các phần hành khác vào bảng cân đối thu chi.
Đặc điểm
• Nhập liệu đơn giản và nhanh chóng
• Người quản lý theo dõi tổng quát tình hình thu chi cho hoạt động của trung tâm
Quản lý Học viên
Là nhóm chức năng hỗ trợ cho nhân viên đào tạo theo dõi và quản lý lớp học:
• In thẻ học viên cho từng lớp
• Theo dõi danh sách học viên các lớp, danh sách học viên bảo lưu.
• Giải quyết sự vụ: Bảo lưu, Hoàn học phí, Đổi lớp, Dồn lớp, Chia lại lớp mới cho học viên sau thời gian bảo lưu...
• Xem/In Danh sách lớp
• Nhập liệu kết quả thi cuối khóa
• Xem/In Kết quả thi cuối khóa
Đặc điểm
• Cung cấp các tùy chọn phù hợp để người dùng nhanh chóng xử lý các yêu cầu thay đổi của học viên.
• In ấn và mẫu biểu danh sách thuận tiện cho việc theo dõi học viên và lớp học
• Người quản lý theo dõi được các thay đổi liên quan đến học viên và lớp học
Báo cáo quản trị
Là nhóm chức năng hỗ trợ cho người quản lý và các nhân viên có liên quan. Các báo cáo chia làm 3 nhóm chính:
• Báo cáo về tình hình đào tạo và doanh số
• Báo cáo về tiền lương và thu chi
• Báo cáo về học viên
Người dùng có thể:
• Xem báo cáo trên lưới dữ liệu
• Xem và in theo mẫu in
• Chỉnh sửa định dạng mẫu in báo cáo
Hệ thống phân quyền
Nhóm chức năng này hỗ trợ cho người quản lý hoặc quản trị viên:
• Tạo tài khoản sử dụng phần mềm
• Và phân chia quyền sử dựng chức năng và xem thông tin trên phần mềm
cho các nhân viên của trung tâm.
Hệ thống phân quyền được tổ chức theo "Nghiệp vụ" và "Báo cáo"
